Blogin kirjoittajat
Anu Virtanen, erikoissuunnittelija, Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus Socca
Anni Kuhalainen, kehityspäällikkö, Sosiaalialan osaamiskeskus Pirkanmaalla, Kanta-Hämeessä ja Satakunnassa, Pikassos Oy
Sosiaalihuollossa toteutetaan historiallisesti merkittävää uudistusta, kun organisaatiot liittyvät ensi vuoden syyskuun ensimmäiseen päivään mennessä Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttäjiksi (Hujanen, Ailio & Laukkanen 2024, 175). Sosiaalialan osaamiskeskusten Kansa-koulu-hankkeet ovat vuodesta 2015 lähtien asiakasasiakirjalain (254/2015) voimaantulon myötä tukeneet organisaatioita sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisessä.
Sinä aikana on tullut useita lakiuudistuksia, jotka ovat muokanneet Kanta-liittymisen maaliviivan paikkaa ja sen myötä kuljettavan matkan vaiheita. Käsitteet ovat muuttuneet KanSasta Kantaan ja arkistosta varantoon. Kyseessä on ollut pitkä ja lähtötilanteessa määrittämätön matka kohti Kantaan liittymistä erilaisin sanakääntein ja matkamuutoksin. Kokonaisuus on käsitteiden osalta saattanut olla haastava hahmottaa.
Matkan haasteena muuttuva maasto
Matkaa kohti Kantaa kuljettiin vailla maaliviivan sijaintitietoa ensimmäiset vajaa kymmenen vuotta, kunnes huhtikuussa 2023 vahvistettiin Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä. Tämä laki määritti ensi kertaa sosiaalihuollon Kantaan liittymiselle takarajaksi julkisten organisaatioiden osalta 1.9.2024 ja yksityisten osalta 1.1.2026. Aikatauluun tuli muutos kesällä 2024 niin, että kaikkien sosiaalihuollon organisaatioiden liittymistakarajaksi määritettiin 1.9.2026. Käytännössä julkiset organisaatiot saivat siis kaksi vuotta lisäaikaa liittymiselle ja yksityiset organisaatiot 8 kuukautta.
Aikataulumuutokset ovat synnyttäneet tilanteen, jossa hyvinvointialueiden oletetaan vastuullisina rekisterinpitäjinä pystyvän ohjeistamaan ja luomaan polkuja palveluita heidän lukuunsa tuottaville yksityisille toimijoille samaan aikaan kun alueet itsekin vasta raivaavat omaa reittiään Kantaan.
Puuttuvat eväät ja tarkoituksenmukaiset varusteet
Tieto Kantaan liittymisen prosessista ja sen mukanaan tuomista teknisistä ja toiminnallisista muutosvaateista ei ole tavoittanut kattavasti kaikkia, erityisesti pieniä, sosiaalihuollon palveluita tuottavia organisaatioita. Tämä on tullut selkeästi esille Soccan ja Hyvinvointiala Hali ry:n Kanta ja kirjaaminen -tilaisuuksissa sekä muissa Kansa-koulu-hankkeiden ja sosiaalialan osaamiskeskusten tilaisuuksissa.
Kansa koulu 5-hanke ja Hali ry toteuttivat vuonna 2023 sosiaalihuollon yksityisille organisaatioille suunnatun kyselyn, jolla kartoitettiin kirjaamisen kehittämistä tietoteknisen ja toiminnallisen valmiuden sekä organisaatioiden suunnitelmien osalta. Kyselyyn vastasi vajaa sata organisaatiota, joista neljännes oli pieniä, alle 15 työntekijää työllistäviä organisaatioita. (Virtanen, Tossavainen & Uuppo 2023, 23.)
Yksityiset organisaatiot toivoivat kansallisilta toimijoilta tietoa esimerkiksi siitä, mitä siirtymä vaatii, mitkä kirjaukset siirtyvät Kantaan, miten siirtyminen tapahtuu ja tuleeko kirjausten sisältöä muuttaa. Lisäksi kaivattiin konkreettisia aikatauluja ja toimenpiteitä sekä selkeää infopakettia ja käyttöönotto-opastusta. (Virtanen, Tossavainen & Uuppo 2023, 12–13.) Näitä samoja kysymyksiä on tullut esiin myös erilaisissa kirjaamisen kehittämistä koskevissa tilaisuuksissa.
Vastaukset yksityisten organisaatioiden kysymyksiin ovat oleellisia, sillä käytännössä yksityisten tulee valita Kantaan liittymismalli. Vaihtoehtoina ovat suoraliittymis- ja yhteisliittymismallit tai hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmää hyödyntävä rinnakkaisliittymismalli, joka valintana on täysin riippuvainen hyvinvointialueen linjauksista. Monet yksityiset organisaatiot tuottavat palveluja usealle hyvinvointialueille, joten yhden hyvinvointialueen linjaus rinnakkaisliittymismalliin ei välttämättä auta yksityisen organisaation tilannetta. Suoraliittymis- ja yhteisliittymismallit puolestaan vaativat yksityisiltä organisaatioilta todennäköisesti uusien asiakastietojärjestelmien hankintaa, sillä tietojärjestelmien muokkaaminen omaan käyttöön sopivaksi ei ole enää mahdollista kuten aiemmin. Kansallinen tiedonhallinnan ohjaus ja yhtenäisen tiedonmuodostuksen tavoite on vähentänyt sosiaalihuollon organisaatioiden autonomiaa kehittää tietojärjestelmiä (Salovaara 2024, 101). THL:n asiakasasiakirjojen rakenteita koskeva määräys ohjaa vahvasti tietojärjestelmätoimittajia kehittämistyössä ja tietojärjestelmät tulee ennen Kantaan liittymistä sertifioida ja yhteistestata. Väistämättä yksityisten toimijoiden pitää siis varautua erilaisiin kustannuksiin, joita Kantaan liittymisestä tulee.
Hyvinvointialueiden odotetaan ohjeistavan yksityisiä palvelunantajia, mutta niiden omat asiakastietojärjestelmien hankinta- ja käyttöönottoprosessit viivästyttävät tuen tarjoamista yksityisille toimijoille. Yhdelläkään hyvinvointialueella ei kuitenkaan ole vielä käytössä asiakastietojärjestelmää, joka täyttäisi kaikki asiakastietojen käsittelyn ja lainsäädännön vaatimuksia, vaikka hyvinvointialueista suurin osa on jo liittynyt Kanta-palvelun käyttäjiksi sosiaalihuollossa (Hujanen, Ailio & Laukkanen 2024, 178). Vasta asiakastietojärjestelmien rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuuden myötä myös yksityinen organisaatio voi käyttää hyvinvointialueen asiakasrekisteriä ja tallentaa asiakastiedot tähän rekisteriin.
Tarkempien karttojen ja uudenlaisen asenteen tarve
Meneillään oleva sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutos on valtava koko sosiaalihuollolle ja etenkin monille pienille organisaatioille, joiden asiakastietojärjestelmät ovat voineet olla hyvin pelkistettyjä, lähinnä tekstin kirjoittamiseen soveltuvia järjestelmiä. Sosiaalihuollossa tehtävä työ on perinteisesti nähty vuorovaikutustyönä, jossa asiakkaan kohtaaminen on keskiössä, minkä vuoksi teknologian käyttö ja kehitys laittaa ammattilaiset orientoitumaan työntekemiseen uudella tavalla (Wartiainen, Vuori & Tyllinen 2020, 102). Kantaan liittymisen mukaan tuomissa muutoksissa ei ole kyse pelkästään uuden ohjelman käyttöönotosta, vaan uudenlaisen työorientaation omaksumisesta.
Kansa-koulu-hankkeissa valmennettiin satoja kirjaamisasiantuntijoita yksityisiin, niin pieniin kuin suuriin organisaatioihin. Koulutusmateriaaleja ei kuitenkaan tehty erikseen palveluita tuottavien näkökulmasta. Myös kaikille avoin ja maksuton sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi eOppivassa koottiin yleiseksi peruskurssiksi, joka soveltuu mahdollisimman monelle sote-alan ammattilaiselle ja opiskelijalle. Yksityisille organisaatioille erikseen kohdennettua kansallista materiaalia on ylipäänsä tuotettu hyvin vähän ja sosiaalialan osaamiskeskusten nykyiset resurssit tukea yksityisiä toimijoita ovat vähäiset.
Hyvinvointialueilla on onneksi edetty kirjaamisen kehittämisessä pitkälle RRP-hankkeiden kirjaamiskoordinaattorien avulla. Hyvinvointialueiden kirjaamisen kehittäjien yhteistoimintaa tuetaan esimerkiksi THL:n taholta sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa. Vastaavanlaista verkostoa yksityisille toimijoille ei kuitenkaan ole kansallisesti tarjolla. Heikoimmassa asemassa ovat ne pienet organisaatiot, joilla ei ole aikaa eikä resursseja perehtyä Kantaan liittymisen kokonaisuuden hahmottamiseen. Nykyinen tuki ei kokemuksemme mukaan ole riittävää, vaan yksityiset organisaatiot tarvitsevat hyvin selkeitä ohjeita ja tiedotteita, joiden lukemiseen ja haltuun ottamiseen ei tarvitse opiskella ensin sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanastoa tai perehtyä erikseen erilaisiin käsitteisiin. Tässä pitkäksi matkaksi muuttuneessa kestävyysjuoksussa yksityiset organisaatiot joutuvat ottamaan vielä valtavan loppukirin.
Miten pystyisimme yhdessä rakentamaan toimivat reitit ja kattavat kartat kaikille yksityisille organisaatioille niin, että pääsemme tällä yhteisellä matkalla kaikki kunnialla maaliviivalle?
Lisätietoja ja materiaalia
Infograafi Kantaan liittymiseen
Kanta & kirjaaminen -tuokioiden materiaalit
Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet – THL
Lähteet
Hujanen, K., Ailio, E., & Laukkanen, H. (2024). Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa luo perustan tiedon hyödyntämiselle. Finnish Journal of eHealth and eWelfare, 16(2), 175-180. Introduction of Kanta services in social welfare is the key for utilising information | Finnish Journal of eHealth and eWelfare
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2015/254
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2023/703
Salovaara, S. (2024). Tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Akateeminen väitöskirja, Lapin yliopisto. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-337-436-2
Virtanen, A., Tossavainen, P & Uuppo, I. (2023). Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tila 2023. Yksityisille palveluntuottajille suunnattu sosiaalihuollon tiedonhallintaa ja kirjaamisen kehittämistä koskeva kysely. Kansa-koulu 5 –hanke. Sosiaalihuollon-kirjaamisen-kehittämisen-tila-2023-FINAL.pdf
Wartiainen, P., Vuori, A. & Tyllinen, M. (2020). Digitalisaation mahdollisuudet sosiaalihuollossa asiakastietojärjestelmän näkökulmasta. Teoksessa Suoninen-Erhiö, A., Pohjola, M., Satka, & J. Simola (toim.) (2020) Sosiaaliala uudistuu: Tietopohjan ja vuorovaikutuksen kysymyksiä. https://www.huoltaja-saatio.fi/wp-content/uploads/2020/12/SU-ia.pdf
